Garantir que as ações judiciais sejam solucionadas no menor tempo possível é um dos maiores desafios administrativos do Poder Judiciário. Uma das formas encontradas para agilizar a tramitação de processos foi a substituição do antigo sistema de autuação em papel pelo Processo Judicial Eletrônico (PJe), um sistema digital em que os documentos e atos processuais circulam e são praticados de forma inteiramente eletrônica.
Porém, mesmo que desde outubro de 2015 todas as novas ações propostas na Justiça Trabalhista gaúcha já nasçam e cheguem ao fim sem nunca existir fora de computadores, subsiste um legado de ações propostas antes de o PJe ser totalmente implementado que persiste tramitando em meio físico, e a convivência entre os dois sistemas, mesmo que temporária, também gera dificuldades.
A ideia inicial era que esses processos em meio físico permanecessem como estão até serem extintos. No entanto, considerando que o número de processos que ainda pesam sobre as escrivaninhas não é pequeno – cerca de 100 mil reclamatórias ou o equivalente a 30% do total –, pode-se concluir que haveria um longo caminho até que os velhos volumes de até 200 páginas deixassem de cruzar o balcão de um lado para o outro. Mas um projeto implementado pelo Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região (TRT-RS) tem contribuído para que a unificação dos sistemas aconteça mais cedo.
Em novembro de 2016, a Administração determinou que os processos formados em papel que chegam ao Tribunal para julgamento de recursos sejam integralmente digitalizados, autuados no PJe e passem a tramitar unicamente pelo sistema. Em pouco menos de 8 meses, cerca de 8 mil processos já passaram pela transformação e seguem sua vida no formato eletrônico, abreviando o tempo necessário para que a totalidade das causas fique concentrada no PJe. O projeto, regulado pelo Provimento Conjunto 14/2016, é coordenado pela Secretaria-Geral Judiciária e executado pela Coordenadoria de Cadastramento Processual.
O primeiro passo é a notificação das partes sobre a migração para o PJe, feita ainda pelas Varas, antes da remessa ao TRT para o julgamento do recurso interposto. Tão logo os processos são recebidos no Tribunal, a equipe de servidores da Seção de Classificação e Autuação faz uma triagem, separando os processos que eventualmente devam ser devolvidos à origem no caso de alguma pendência (falta de algum volume, de um ato processual, etc.). Estando em condições adequadas, os autos são entregues para uma equipe de trabalhadores terceirizados para que seja feita a digitalização. Essa equipe é formada por trabalhadores vinculados à Federação Nacional de Educação e Integração dos Surdos (Feneis) que tem convênio firmado com o Tribunal para prestação do serviço de digitalização de processos em outras áreas também. São eles que executam a atividade de desmontagem, higienização, digitalização e remontagem dos autos.
Reproduzidos integralmente os autos em um documento eletrônico, os servidores da Seção revisam o arquivo digital para verificar se o procedimento foi executado sem nenhuma falha. Sendo constatado que a digitalização foi efetivada perfeitamente, a equipe de servidores também faz a “ocerização” do documento, procedimento que consiste em transformar o arquivo obtido em um documento pesquisável, tornando possível a utilização de ferramentas eletrônicas de busca por palavras, por exemplo. Terminado esse procedimento, a Seção de Distribuição faz a autuação dos processos na plataforma PJe e a sua distribuição para os desembargadores, além de notificar as partes sobre a migração de plataforma.
O projeto se iniciou pela digitalização apenas dos processos em fase de execução, que subiam para o segundo grau para julgamento de Agravo de Petição e Agravo de Instrumento em Agravo de Petição. Entre novembro de 2016 e abril de 2017 foram digitalizados e autuados 4.591 processos nessas classes. A partir de abril também passaram a ser digitalizados os processos que chegam ao TRT pela interposição de Recurso Ordinário e Agravo de Instrumento em Recurso Ordinário, fazendo com que todos os processos físicos remetidos ao Tribunal para serem distribuídos sejam digitalizados e autuados no PJe. Até o dia 28/06/2017 foram digitalizados 8.237 processos.
Para se ter uma ideia do impacto que a ação tem sobre a rapidez com que se altera a relação entre processos físicos e eletrônicos, basta se observar a evolução dos números de processos pendentes de julgamento no TRT desde janeiro de 2016. Conforme se verifica na tabela abaixo, nos meses de janeiro a outubro do ano passado (mês anterior ao início do projeto de digitalização), a quantidade de processos em meio físico pendentes (legado) permanece mais ou menos constante, mantendo uma média de aproximadamente 9 mil processos/mês, sendo que o total de janeiro (8.969) e outubro (8.761) é praticamente o mesmo.
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A partir de novembro, iniciada a digitalização, a estabilidade é trocada por uma acentuada queda, e o número de processos em papel tramitando no Tribunal é reduzido a um quarto do que havia antes do projeto (8.761 em outubro/2016 contra 2.755 em junho/2017). A relação entre processos físicos e processos eletrônicos também cai vertiginosamente, sendo que os autos em papel representavam 44,5% do total no início de 2016 e hoje são apenas 7,4%. Para o secretário-geral judiciário, Onélio Luís Soares dos Santos, os ganhos transcendem a maior rapidez na tramitação. “Vale, ainda, referir que além da agilidade na tramitação e da uniformização de sistemas, há um ganho de qualidade na prestação do serviço e de economia, pois se elimina a movimentação física, a impressão de folhas e o armazenamento de autos que, via de regra, são compostos por vários volumes, e isso tudo tem custo”, avalia.
Fonte: TRT 4º Região